1. Para reencaminhamentos ou respostas adicione os prefixos “Fwd: Assunto” ou “Re: Assunto”
Ao reencaminhar ou responder algum conteúdo, inicie o assunto do e-mail respectivamente com as siglas “Fwd: ” ou “Re: “, por exemplo: “Fwd: Guia Básico”. A maioria dos serviços de email faz isso automaticamente. Todos os membros saberão que aquela mensagem não foi produzida originalmente por você, e que você está reencaminhando-a (forward) ou respondendo-a (reply) para a lista. Além disso, manter o mesmo assunto ajuda no agrupamento de emails relacionados entre si (especialmente para os usuários do Gmail).
2. Evite criar novos tópicos sobre um mesmo assunto
Caso já tenha sido criado algum tópico na lista que diga respeito exatamente ao mesmo assunto sobre o qual você pretende encaminhar algo, seja gentil com os membros da lista e responda ao tópico já criado, ao invés de criar um novo tópico, evitando proliferar tópicos redundantes que dispersam o debate e dificultam a participação. Ainda que você tenha um pouco mais de trabalho por ter que dispender alguns segundos para encontrar em sua caixa de emails o tópico já existente, a discussão ficará toda agregada nele, enriquecendo-se pela diversidade de pontos de vista. Mesmo que seu comentário diga respeito a um fato novo dentro do mesmo assunto, reflita: esse fato novo muda substancialmente o tema do debate? Se não, não custa repetir, evite criar novo tópico.
3. Seja preciso/específico ao preencher o campo “Assunto”
Um assunto bem descrito pode tanto despertar a curiosidade dos membros da lista interessados pelo mesmo, quanto poupar tempo dos que não se interessam para rapidamente ignorá-lo (seja emudecendo [m], arquivando [y], apagando [#]…), sem ter que garimpar cada mensagem para descobrir isto. Os assuntos “Importante”, “Apresentação”, “Ajuda”, “Contato”, “Concurso”, “Convite”, “Saiu na Folha” ou “Notícia Interessante”, por exemplo, não dizem absolutamente n-a-d-a sobre o conteúdo da mensagem, e obrigam as pessoas a terem que abrir a mensagem para saber do que se trata.
4. Utilize a CAIXA ALTA com moderação
Letras maiúsculas tanto podem destacar uma palavra numa frase, quanto destacar um assunto/tópico numa lista de emails / fórum de discussões, além de parecer que o autor está deselegantemente “gritando” com os destinatários da mensagem. Quando um assunto fica todo escrito em CAIXA ALTA, numa lista com dezenas de assuntos, ele será destacado em relação aos demais. A pergunta que merece sempre ser feita é: por quê? Se um assunto for muito interessante, as pessoas provavelmente desejarão acessá-lo por isso, ou seja: não é necessário destacar ainda mais algo que já é muito bacana. Se um assunto é urgente, utilize a palavra URGENTE, mas não deixe TUDO EM MAIÚSCULO porque daí nem mesmo a palavra mais relevante da mensagem fica destacada. O que faz mais sentido, um assunto “IMPORTANTE: Reunião Extraordinária com o Governador amanhã”, ou “CONCURSO PARA ESPECIALISTA EM POLÍTICAS PÚBLICAS NO ACRE”? Quando tudo é importante, nada é. Quando tudo fica em destaque, nada fica. Esta é a idéia.
5. Procure enviar mensagens pessoais apenas ao interessado direto
Ao responder uma mensagem você pode fazê-lo para toda a lista ou apenas para o remetente original. Poupar dezenas de pessoas do trabalho de abrir e ler uma mensagem que não lhe diz respeito, é muito gentil. Sua intenção pode ser a de responder para toda a lista e, se este for o caso, vá em frente. Apenas procure levar em consideração a quem poderá interessar sua resposta antes de enviá-la para toda a lista. Mensagens pessoais podem ser ótimas alternativas em diversos casos. Lembre-se de que as mensagens enviadas à lista serão distribuídas para mais de 100 pessoas. Se o assunto diz respeito a apenas um pequeno grupo, procure preservar a lista geral.
6. Apague a mensagem anterior ao responder um tópico
Considerando-se o fato de que os modernos sistemas de e-mail agrupam as mensagens em tópicos/assuntos, não há qualquer necessidade de aumentar-se o tamanho da mensagem atual como uma tripa de mensagens inúteis. Leve em conta que o histórico das mensagens já está lá, agrupado. Para deixar sua mensagem limpa e elegante, basta selecionar todo o conteúdo da(s) mensagem(ns) anterior(es), apagá-lo e, finalmente, escrever a sua própria mensagem.
7. Use o bom senso ao enviar mensagens
A lista é um espaço público para debates e troca de informações entre todos os seus membros. Sendo assim, é desejável que os membros prezem pelo bom-senso e autocrítica, evitando provocar (flaming), aceitar provocações, e utilizar expressões que possam ser interpretadas como desrespeitosas e/ou preconceituosas. Debates respeitosos evitam o desgaste do espaço coletivo.
