Período: Set/2011 a Mar/2013
O Projeto
Entre 2007 e 2010, a Coordenadoria da Juventude integrou a estrutura da extinta Secretaria de Relações Institucionais, mas em 2011 foi inserida na Secretaria de Esporte, Lazer e Juventude. Essa mudança foi conseqüência da troca de gestão e tornou necessária a reorganização do órgão e dos seus trabalhos. Devido à restrição de recursos de pessoal, orçamentários e materiais, a Coordenadoria da Juventude apresentava uma capacidade limitada de planejamento e realização de suas atribuições e contou com uma equipe de Especialistas em Políticas Públicas para fazê-lo. A equipe desenvolveu um trabalho de planejamento e gestão coerente e integrado, relacionando objetivos do órgão, definição de atividades, desenho organizacional e comunicação.
O objetivo geral do projeto previa a melhoria dos resultados da Coordenação de Programas para a Juventude. Por objetivos específicos, foram definidos:
– Levantar as ações e projetos já realizados, analisar resultados obtidos e a possibilidade de sua continuidade;
– Mapear os processos e produtos e definir fluxos de trabalho;
– Sistematizar as atribuições e apoiar a elaboração o Planejamento Estratégico;
– Rever as atribuições e estrutura da coordenadoria no decreto de organização da SELJ;
– Apoiar a criação do Plano de Comunicação;
– Apoiar a formulação e implementação da política fim da coordenadoria;
– Identificar as parcerias relevantes para execução e sustentabilidade de projetos.
– Criar mecanismos de monitoramento e avaliação das ações.
As atividades previstas para o projeto foram estruturadas em duas fases: a primeira fase consistiu na elaboração de diagnóstico, concluída em dezembro de 2011; a segunda fase foi constituída por formulação, planejamento e monitoramento de ações.
Uma vez concluído o diagnóstico, a equipe trabalhou na definição de diretrizes estratégicas, identidade e objetivos da organização. Então planejou as ações, com o desdobramento de objetivos estratégicos em atividades, com a reflexão sobre possibilidades, dificuldades, limitantes e fatores de sucesso que influenciam a seleção de prioridades pela organização. Na sequência, desenvolveu o desenho organizacional mais adequado para a implementação do planejamento. Para complementam o planejamento estratégico, a equipe elaborou as diretrizes de comunicação, definindo instrumentos, mecanismos, parâmetros do relacionamento entre a CPJ e seu público-alvo – jovem paulista.
Finalmente, propô-se uma organização adequada às diretrizes e instrumentos internos, isto é, a “forma de fazer o
trabalho” para que o planejamento fosse realmente implementado. Com a troca da coordenação da área, as propostas desenhadas com a coordenadora anterior da CPJ não foram implementadas.
Além da elaboração dos produtos apresentados, a equipe desenvolveu ações como parte da implementação das propostas, como elaboração de minuta de decreto em parceria com a equipe da Coordenação, desenho do sistema de inscrições e sistematização das propostas regionais para a CPJ.
Produtos
1. Relatório de Diagnóstico CPJ
2. Planejamento Estratégico CPJ
3. Planejamento Tático CPJ
4. Modelagem Organizacional CPJ
5. Plano de Comunicação CPJ
6. Sistema de Gestão CPJ
Equipe
Ana Carolina Mennella – Especialista em Políticas Públicas
Cristina Precioso – Especialista em Políticas Públicas
Nilcilene Mendes (fase 1) – Especialista em Políticas Públicas
