Manualização dos Procedimentos de Licitação e de Gestão de Contratos

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Período: Mai/2014 a Jul/2014

O objetivo geral do projeto foi melhorar a gestão de contratos e otimizar o processo licitatório da Secretaria de Gestão Pública (SGP).

O Projeto

Um dos grandes desafios à gestão pública diz respeito ao processo de elaboração/formatação de projetos, bem como sua gestão. Em que pese a necessidade/prática de celebrar contratos ser considerada uma atividade rotineira e recorrente na administração pública, todavia, atender às especificações legais torna essa tarefa nada trivial para os gestores responsáveis por estas funções pela demanda a celebração de contratos junto aos prestadores de serviços.

Este tem sido o desafio da Diretoria de Administração (DA) da Secretaria de Gestão Pública do Estado de São Paulo, que solicitou à UDEMO um estudo que contemple um conjunto de métodos, técnicas, práticas, ferramentas e metodologia que permitam:

1 – Levantar, sistematizar e elaborar “templates” que auxiliem a elaboração de contratos para prestação de serviços rotineiros.
2 – Seleção de ferramentas que promovam o monitoramento e gestão de contratos do DA/SGP junto à cadeia de fornecedores e de prestadores de serviços.
3 – Num diagnóstico preliminar, foram relatadas as primeiras ocorrências/problemas, quais sejam:
a) É recorrente o problema de adequação do contrato às exigências legais estabelecidas na Lei 8.666/93;
b) Não existe um fluxo sistematizado que permita entender as fases de elaboração do contrato;
c) Não há codificação do conhecimento da área, o que leva ao retrabalho constante, principalmente relacionado à elaboração e gestão do contrato;
d) Ausência de memória interna que permita o compartilhamento de experiências semelhantes;
e) Pouca clareza quanto aos limites legais das possibilidades de atuação dos Órgãos/Departamentos quando da execução de atividades extraordinárias.

As etapas do projeto previstas para a primeira fase do projeto são as seguintes:

1 – Mapear o fluxo dos contratos da SGP, desde a identificação da necessidade de contratação, o processo licitatório, até a finalização do contrato;
2 – Identificar a relação das atribuições do gestor de contrato;
3 – Produzir modelos de documentos a serem utilizados durante o processo licitatório e a posterior gestão do contrato;
4 – Elaborar manual de procedimento de licitação e gestão de contratos.

Produtos

1 – Análise do Prêmio Mário Covas (FUNDAP);
2 – Fluxo do processo (CEPAM);
3 – Proposta de Manual.

Equipe

Adriana Gomes de Freitas – Especialista em Políticas Públicas
Leandro Saade Minervino – Especialista em Políticas Públicas

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